利益相反WEB申告システム　よくあるご質問　について

Q1.ユーザー登録依頼を送信しましたが、「登録完了」のメールが受信できません。

新規ユーザー登録依頼された後、COI事務局で登録内容の確認を行ってから「登録完了メール」を送付しています。
自動配信メールではありませんのでご注意ください。

「登録完了メール」がお手元に届くまで今しばらくお待ちください。 5日以上、メールの返信がない場合は、
COI事務局：coi_review@huhp.hokudai.ac.jp までご連絡ください。

▶︎▶︎▶︎ユーザー登録利用ガイド

Q2.誤ったメールアドレスで登録してしまいました。

登録した認定番号、氏名、メールアドレスを記載して
COI事務局：coi_review@huhp.hokudai.ac.jp までご連絡ください。

Q3.誤ったユーザー情報を登録してしまいました。

ユーザー登録完了後、【共通メニュー】の”ユーザー情報編集”よりユーザー情報の編集が可能です。

Q4.パスワード作成手続きより再発行依頼を送信しましたが、パスワード作成用のアドレスメールが届きません。

パスワード作成手続きより”パスワード再発行”を送信後、折り返し自動配信でパスワード作成用のアドレスが届かない場合は、登録メールアドレスに誤りがある可能性があります。
登録した認定番号、氏名、メールアドレスを記載して
COI事務局：coi_review@huhp.hokudai.ac.jp までご連絡ください。

Q5.該当事項がないので定期自己申告は必要ありませんか。

該当事項の有無にかかわらず、参加中の研究がある研究者は必ず一年に一度、 定期自己申告の申請をしてください。
定期自己申告の備考欄に「2019年度・2020年度、該当なし」などの記述を頂けますようお願い致します。

全ての研究分担者・協力者に年に1度必ず定期自己申告して頂く必要がございます。

▶︎▶︎▶︎定期自己申告利用ガイド

Q6.現在参加している研究は、本審査で『以降、審査不要』とされる自動更新のため定期自己申告は不要ですか。

全ての研究分担者・協力者に年に1度必ず定期自己申告して頂く必要がございます。

参加中の研究がある研究分担者・協力者には必ず一年に一度、定期自己申告の申請をしてください。

Q7.”2年分の申告が必要”とされていますが、前年度分の申告が表示出来ません。 前年度分を今年度とは別に申請する必要がありますか。

該当の薬剤製薬企業など”追加”入力が無い場合は、企業についての申告詳細が表示されません。
申告基本情報の備考欄に「当該年度（2年分）に該当なし。」などの記載をして【申告】をしてください。

Q8.医薬品企業・医療機器メーカー”の一覧に該当の企業がありません。

一覧に該当の企業名が無い場合は、お手数ですが該当する企業名の正式名称を直接ご入力ください。

Q9.誤った定期申告をしてしまったため、修正したい。

研究の【申告書閲覧】画面から【この申告書について、COI事務局に問い合わせ】より ロック解除のご連絡をして頂くか、
所属・名前・研究課題名をご記載の上、ロック解除の旨を、COI事務局： coi_review@huhp.hokudai.ac.jp までご連絡ください。

Q10.研究分担者の追加ができません。

申告頂く研究の「STEP2」Q1～Q5 への項目に該当がない場合、研究分担者の【追加】及び【利益相反申告依頼】が必要ないため、「STEP4」～「STEP6」の項目が表示されません。
そのまま【申告】を実行してください。

▶︎▶︎▶︎人指針に基づく臨床研究/ 治験 自己申告利用ガイド

Q11.申告する研究の「STEP2」で、「Q1. 医薬品等製造販売業者が製造販売をし、又はしようとする医薬品等を用いるか？」の項目は、どのように申告すれば良いですか？

特定の医薬品や医療機器などを使用した患者を対象とする観察研究などが該当します。

該当する場合、基本的に先発品の製造販売元であるメーカーを申告していただきますが、単なる販売元や後発品の製造販売元でも、該当研究に資金や物品提供などがある、寄付金を受領している、個人的な利益があるなどの場合は必ず申告してください。

Q1の項目に該当があるにも関わらず、「いいえ」を選択して申告されたため、差戻しされている申告が多発しておりますのでご注意ください。

Q12.「STEP3」より、研究分担者を追加したいのですが”担当者選択”リストに名前がありません。

”担当者選択”選択リストにお名前のない研究分担者は、利益相反WEB申告システムにユーザー登録及び『定期自己申告』が済んでおりません。

全ての研究分担者・協力者に年に1度必ず定期自己申告して頂く必要がございます。

登録の済んでいない研究者に、利益相反WEB申告システムより「ユーザー登録」及び「定期自己申告」をして頂くようご連絡してください。

Q13.誤った内容で申告をしてしまったので修正したい。

研究の【申告書閲覧】画面から【この申告書について、COI事務局に問い合わせ】より ロック解除のご連絡をして頂くか、
所属・名前・研究課題名をご記載の上、ロック解除の旨を、COI事務局：coi_review@huhp.hokudai.ac.jp までご連絡ください。

Q14.研究分担者が検索できず、研究分担者の追加が行えません。

研究分担者が【利益相反WEB申告システム】へユーザー登録が済んでおりません。研究分担者へ利益相反WEBシステムの『ユーザー登録/定期自己申告』をして頂くよう連絡してください。
または、『Q13』の手順または、COI事務局：coi_review@huhp.hokudai.ac.jpまでご連絡ください。
既に退職済みの研究分担者がエラー表示されている場合もCOI事務局までご連絡ください。

Q15.事務局より差戻があり申告書の修正を行ったのですが、エラーメッセージが表示され【申告】ボタンを押すことが出来ません。

「質疑応答」タブに事務局より質問の投稿がある場合、その質問に対しての「回答」をご入力が必要です。

Q16.（編集中）または、（一時保存）となっている申告の編集ができません。

申告の編集について

Q17.代表機関からExcelデータで様式Ｅの作成依頼がとどいたのですが、どうすればいいでしょうか？

まずは、臨床研究法に基づく自己申告より、様式ファイルを読み込んで、申告を開始してください。 システム操作の詳細については、利用ガイドをご覧ください。
▶︎▶︎▶︎ユーザー登録利用ガイド（臨床研究法に基づく自己申告　編）

Q18.どれくらいで様式Dの発行がされますか？

申告後、不備がなければ、利益相反審査委員会にて承認を得たのち様式Dを作成いたしますので、基本的には利益相反審査委員会開催後日に発行可能です。

事務局での事実確認及び利益相反審査委員会で承認が完了すると、『COI事実確認完了のお知らせ』メールが届きます。 メールに記載された【COI管理計画作成URL】のリンクから、または 利益相反WEB申告システム のメインメニュー画面から、 『COI管理計画（様式E）作成』を行ってください。

Q19.様式Eの作成方法がわかりません。